Op mijn werk mocht (moest?) iedereen naar een inspiratiesessie, de hele organisatie. De ingehuurde inspirator was wild life arts geweest en kwam vertellen wat ze van de dieren had geleerd. Eén anekdote was gewijd aan leeuwen. Het zijn de leeuwinnen die het jachtwerk doen. Zij doen dat in formatie en nemen verschillende posities in, zoals bij een voetbalteam. Nadat de prooi door de leeuwinnen is gegrepen dan springt de leeuw erbovenop om het af te maken. Hij is groter en zwaarder en minder snel, wat hem beter geschikt maakt om het kunstje af te maken dan om te jagen. Iedereen pakt zijn rol en daarom werkt het.
Scrum is een manier van werken. Ik heb 2 Scrum-trainingen gevolgd. Daardoor ben ik er heilig van overtuigd dat Scrum een geweldig onderwerp is voor een inspiratiesessie voor de hele organisatie. Niet omdat ik denk dat wij meer moeten gaan Scrummen. In mijn organisatie leent vrijwel geen enkel team zich voor Scrum. Er is ook geen enkel team dat uit wilde dieren bestaat. Dat maakt niet uit. Het gaat om de metafoor.
Wild life arts klinkt catchy. Scrum-training niet. Wild life arts klinkt als iemand die anderen kan inspireren. Hoe kan iemand die 2 Scrum-trainingen heeft gevolgd dat doen? Ik denk door te beginnen met een visualisatie.
Denk bij Scrum aan een rugbyveld. Scrum verwijst namelijk naar een term die in de rugbysport wordt gebruikt wanneer twee groepen spelers tegen elkaar induwen in voorover gebogen houding. Dat gebeurt wanneer de bal opnieuw wordt ingebracht na een kleine overtreding. De rugbyspelers staan in een specifieke formatie, waarbij iedere positie een specifieke taak heeft. Scrummen werkt alleen als iedereen zijn rol pakt. Dan kun je goed samenwerken.
Ik heb geen training gehad in rugby-scrum, maar in Scrum als manier van werken die zijn naam ontleend aan de rugby-scrum. Er is een heleboel te doen om Scrum. Vrij vertaald is Scrum een specifieke samenwerkingsvorm voor teams die aan complexe problemen werken.
Ik heb 2 trainingen gevolgd met 2 verschillende trainers. Beide trainers drukten ons op het hart: ‘Scrum werkt voor geen meter. Je moet het werkend krijgen.’ Ik vond dat een geweldig inspirerende zin. Het betekent niet dat het niet kan werken, maar dat je er moeite voor moet doen. En dat is logisch.
Geen enkel sportteam werkt vanzelf goed samen. Je hebt een coach nodig die aan de zijlijn gaat staan schreeuwen als je het verkeerd doet. Of liever nog zonder schreeuwen. Constructief en onzichtbaar. Bij Scrum-samenwerken is dat de Scrum master. Hij zorgt ervoor dat het Scrum-framework door iedereen wordt begrepen en gebruikt. Bij Scrum-rugby is er ook iemand die de bal inbrengt. Die is er ook bij Scrum-samenwerken. Dat is de product owner. De product owner moet ervoor zorgen dat het werk dat het scrum-team verricht maximale waarde oplevert. Naast de Scrum master en de Product owner zijn er ook nog developers. Zij creëren het product in nauwe samenwerking met elkaar. Bij Scrum-samenwerken heb je dus 3 rollen: Scrum master, product owner en developer. Samen leveren ze waarde aan een product. Dat klinkt simpel, toch?
Er is ook nog het Scrum-proces. Een proces is een opeenvolging van stappen om tot een bepaald resultaat te komen. Bij Scrum heten deze stappen ‘events’. Er is één alomvattend event en dat is de sprint. Er wordt gewerkt in sprints van maximaal 4 weken. Wanneer de sprint begint (stap 1) dan is de volgende stap om te gaan plannen wat er gaat gebeuren: dat gebeurt in de sprint planning (stap 2). Daarna gaan de developers aan het werk. Zij houden iedere dag een daily om obstakels en plannen voor de dag met elkaar te bespreken (stap 3). Aan het einde van de sprint wordt er een werksessie georganiseerd waarin het resultaat aan de stakeholders wordt gepresenteerd (stap 4). De laatste stap in het proces is de retrospective, daarin reflecteert het team op de sprint. Daarna begint het proces opnieuw. Dat proces klinkt simpel, toch?
En toch hebben beide trainers benadrukt dat Scrum voor geen meter werkt, terwijl het zó simpel is. Dat komt door het verschil tussen het hebben van een rol en het kennen van een rol. Veel mensen zijn iets alleen in naam, zonder de bijbehorende verantwoordelijkheden te kennen en nemen.
De anekdote van de wild life arts over de jagende leeuwinnen klonk vooral heel aardig. Er was de herkenning van teamsporten en dat is dan leuk. Ik vond het ook heel aardig toen ik die leeuwinnen als voetballers voor me zag. Maar meer dan dat deed het niet. De Scrum-training maakte meer bij me los. De rollen of posities kwamen meer tot leven. Daardoor voelde ik me meer geïnspireerd dan door de aardige anekdotes over wilde dieren. Vooral alle voorbeelden van hoe je niet moet Scrummen vond ik heel inspirerend.
Bij de training was bijvoorbeeld een product owner van een team communicatiemedewerkers. Zij gaf aan dat de developers in haar team individueel werkten aan dingen die ze zelf op de planning hadden gezet. Bijvoorbeeld een nieuwsbrief. De developers werkten aan producten die niet complex waren en die geen samenwerking behoefden. De trainer vroeg haar wat hun ‘product’ was. Dat wist ze niet. Zo simpel was het niet bij hen, zei ze. Laat staan dat ze er een visie op had. De trainer vroeg haar of de ‘klantreis’ van hun klanten het product kon zijn. En of ze daar een productvisie op kon ontwikkelen. De productvisie is immers het fundament van het aanleggen en ordenen van een werkvoorraad. Anders doet iedereen inderdaad maar wat.
De product owner moet een visie hebben op het product en dit overbrengen op het team. Daarvoor moet hij input ophalen bij stakeholders. De productvisie van de product owner is de bal die in de scrum wordt gegooid. Anders staat iedereen daar maar een beetje. Dan doet iedereen maar wat. Uiteraard moeten de developers ook hun rol pakken. Als ze op elkaar gaan zitten wachten en niet goed samenwerken dan zal het sprintdoel niet gehaald worden. Zo simpel is het.
Goede teaminteractie is het resultaat van coaching. Als de coach (scrum master) zijn werk niet doet dan wordt het dus ook een zootje.
Stel dat het sprintdoel niet gehaald wordt en de workshop met de stakeholders vervolgens maar wordt geannuleerd omdat er toch niets te zien is dan doet het ook niemand pijn. De developers voelen het niet. Terwijl het allemaal wél pijn moet doen. Dat hoort bij je verantwoordelijkheid nemen. Degene die verantwoordelijk is die moet het voelen.
Alles heeft consequenties. Als de stakeholders afhaken omdat er steeds niets wordt opgeleverd, of omdat de verkeerde stakeholders worden uitgenodigd, dan kan er daardoor te weinig input komen op de productvisie. En als de productvisie niet meer gegrond is in de wensen van de stakeholders dan wordt het nóg lastiger om hen erbij te houden.
Ook de organisatie moet zijn rol pakken. Als de organisatie besluit om een eigen versie van Scrum te gaan doen dan wordt het ook een zootje. Bijvoorbeeld door de rol van product owner en scrum master bij dezelfde persoon te willen onderbrengen. Of als de organisatie de Scrum teams niet vrij wil laten werken, maar zelf wil bepalen waar ze aan werken. Weg productvisie van de product owner. Weg fundament. Weg motivatie. Weg Scrum.
Ik geloof dat Scrum kan werken, maar dat terzijde. Zelfs (of misschien wel juist) als het niet werkt is het nog steeds een inspirerend sociaal experiment. Het onderstreept dat het er bij samenwerken heel nauw op aankomt om je rol te pakken. Scrum plaatst die samenwerking onder een vergrootglas en daarom lenen de Scrum-bloopers zich zo goed voor een inspiratiesessie. Het legt de vinger op de pijnlijke plek: het verschil tussen een rol hebben en een rol kennen. En dat geldt dus voor iedereen die met elkaar samenwerkt, in welke vorm dan ook. De Scrum-trainingen hebben mij doen afvragen in hoeverre ik mijn rol eigenlijk ken. Volgens mij is dat het resultaat wat je van een inspiratiesessie zou willen hebben.